Cần làm gì khi có người qua đời

Thường có liên quan công an/pháp y khi tử vong do tai nạn, bạo lực, nghi tự tử, nghi bất thường, tử vong đột ngột chưa rõ nguyên nhân, hoặc xảy ra ở nơi công cộng/tình huống cần xác minh.

• Giờ đầu: xác định tuyến (bình thường vs pháp y/công an) + gom giấy tờ/đồ quan trọng
• Ngày 1–3: lấy giấy báo tử/giấy xác nhận (hoặc giấy tờ pháp y), liên hệ nơi tổ chức tang lễ, và bắt đầu thủ tục khai tử tại UBND xã/phường
• Tuần đầu: BHXH (mai táng phí/tuất), bảo hiểm, ngân hàng/ ví điện tử, và giữ quyền truy cập OTP/email
• Tuần sau – Tháng 1+: tổng hợp tài sản – nợ, hợp đồng, nhà ở, thủ tục di sản (làm dần, không cần làm một lúc)

• Ở TP lớn (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng…): nhiều UBND phường yêu cầu nộp qua dịch vụ công trực tuyến hoặc hẹn trước tùy thủ tục/địa bàn
• Ở nông thôn: thường có thể làm trực tiếp, nhưng giờ hành chính nghiêm ngặt và đôi khi phụ thuộc lịch cán bộ hộ tịch

• Nếu có dấu hiệu tai nạn/bạo lực/nghi bất thường, hãy gọi 113 hoặc liên hệ cơ quan chức năng địa phương và làm theo hướng dẫn
• Tránh tự ý thay đổi hiện trường (nếu sự việc xảy ra tại nhà/nơi công cộng và có khả năng cần xác minh)
• Xin mã hồ sơ/biên bản/đầu mối liên hệ và hỏi mốc thời gian dự kiến để nhận giấy tờ phục vụ khai tử

Giấy báo tử/giấy xác nhận tử vong thường do bệnh viện/cơ sở y tế cấp (hoặc giấy tờ từ cơ quan pháp y/công an theo từng trường hợp). Đây là “giấy nền” để bạn đi đăng ký khai tử tại UBND xã/phường (hộ tịch) và nhận Giấy chứng tử / Trích lục khai tử — giấy mà ngân hàng, BHXH, bảo hiểm thường yêu cầu.

• Xin nhiều bản trích lục/bản sao (hoặc sao y) ngay từ đầu để khỏi đi lại nhiều lần
• Kiểm tra kỹ họ tên, số CCCD, ngày tháng, địa chỉ trước khi rời quầy
• Khi nơi nào yêu cầu “bản gốc”, hãy hỏi: “Bản sao trích lục/sao y có được không?” và ghi lại câu trả lời

• Nếu mất tại bệnh viện tư/phòng khám tư, hỏi rõ họ có cấp giấy báo tử theo mẫu ngành y tế hay không
• Một số nơi chỉ cấp “giấy xác nhận”: bạn cần hỏi UBND rằng giấy đó có giá trị để khai tử không, hay cần xin thêm giấy tờ gì (và xin danh sách giấy tờ bằng văn bản/ghi chú lại)

Nếu không có CCCD bản gốc, hãy gom mọi “dấu vết nhân thân” bạn có và hỏi thẳng UBND xã/phường: “Có thể dùng giấy tờ nào thay thế?”

• Ảnh CCCD/CMND lưu trong điện thoại (nếu có)
• Sổ hộ khẩu/giấy tờ cư trú, giấy tạm trú/tạm vắng (nếu có)
• Hộ chiếu, giấy phép lái xe, thẻ BHYT, giấy tờ cơ quan/đơn vị công tác
• Người làm chứng/xác nhận (tổ trưởng dân phố, công an khu vực, trưởng thôn…) theo hướng dẫn địa phương để bổ sung xác minh
• Nếu đăng ký thường trú ở tỉnh khác: nhờ thân nhân tại nơi đó hỗ trợ chụp/scan giấy tờ liên quan và mang kèm giấy tờ khác để đối chiếu

• Liên hệ UBND xã/phường nơi cư trú hoặc nơi xảy ra sự việc để hỏi: “Trường hợp không có thân nhân, ai là người khai tử và xử lý thủ tục liên quan?”
• Nếu bạn là hàng xóm/chủ nhà trọ/người phát hiện: chuẩn bị thông tin cơ bản (tên nếu biết, địa chỉ, thời điểm phát hiện, người liên hệ, giấy tờ/đồ vật giúp xác định nhân thân)
• Làm việc qua đầu mối chính thức và xin tên người nhận việc + mã/biên nhận để khỏi giải thích lại nhiều lần

• Xin giấy ủy quyền từ thân nhân/người thừa kế (theo yêu cầu từng nơi), kèm bản sao CCCD người ủy quyền
• Khi làm ngân hàng/bảo hiểm, hỏi rõ: “Ủy quyền theo mẫu nào? Có cần công chứng/chứng thực không?”
• Nếu gia đình ở xa: nhờ gửi hồ sơ đầy đủ chữ ký, bản sao CCCD, và giấy tờ chứng minh quan hệ để giảm đi lại

• Liên hệ Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại để xin hướng dẫn và danh sách giấy tờ cần thiết (tử vong, vận chuyển thi hài/tro cốt)
• Giữ đầy đủ hồ sơ từ nước ngoài (giấy chứng tử/giấy tờ y tế/biên bản nếu có) và chuẩn bị dịch thuật/hợp pháp hóa theo yêu cầu khi về Việt Nam
• Khi về Việt Nam, hỏi UBND xã/phường nơi cư trú về thủ tục ghi nhận/khai tử trong hệ thống hộ tịch để xin trích lục phục vụ ngân hàng/bảo hiểm/BHXH

• Chọn hướng tổ chức: tại nhà / nhà tang lễ / chùa / nhà thờ tùy gia đình và địa phương
• Quyết định hình thức: địa táng hoặc hỏa táng. Hỏi trước về thủ tục đi kèm (giấy tờ cần xuất trình, vận chuyển, lịch hỏa táng/nghĩa trang)
• Xin báo giá chi tiết: xe, áo quan/quan tài, phòng lạnh (nếu có), vòng hoa, lễ nghi, địa điểm, chi phí phát sinh… và thống nhất rõ ràng trước khi đặt cọc

• Đến UBND xã/phường và nói đúng câu này để xin hướng dẫn nhanh: “Xin hỗ trợ chi phí mai táng theo Nghị định 20/2021/NĐ-CP (hoặc quy định địa phương).” Sau đó hỏi: cần giấy tờ gì, nộp ở đâu, và có giấy hẹn/biên nhận không
• Nếu người mất có BHXH, hãy gọi/đến cơ quan BHXH để hỏi rõ về mai táng phí và hồ sơ nộp (xin checklist + phiếu tiếp nhận/mã hồ sơ nếu có)
• Hỏi đơn vị công tác (nếu còn làm việc/đang hưởng chế độ) về quỹ hỗ trợ, công đoàn, trợ cấp nội bộ
• Trao đổi với nơi tổ chức tang lễ về phương án tối giản, phù hợp ngân sách và yêu cầu báo giá rõ ràng (tránh “gói mù”)

• Xác định người mất thuộc hệ nào: BHXH, đang hưởng lương hưu (hoặc đủ điều kiện hưởng BHXH), bảo hiểm nhân thọ, quỹ công ty/công đoàn
• BHXH (một lần / tuất): nếu người mất đang hưởng lương hưu hoặc đủ điều kiện hưởng BHXH, thân nhân có thể được hưởng trợ cấp tuất một lần hoặc tuất hàng tháng (tùy trường hợp). Hãy hỏi cơ quan BHXH đúng câu: “Trường hợp này được hưởng tuất gì (một lần hay hàng tháng)? Hồ sơ cần những gì?”
• Chuẩn bị “bộ lõi”: giấy chứng tử/trích lục, CCCD người nộp, giấy tờ chứng minh quan hệ (tùy chế độ)
• Hỏi rõ 4 thứ: giấy tờ, nơi nộp, thời gian, mã hồ sơ/giấy hẹn

• Lập danh sách tài khoản/đơn vị: ngân hàng thương mại nhà nước và ngân hàng tư nhân (ví dụ: Techcombank, VPBank, ACB, MB…) + các ví điện tử đang dùng
• Rà soát các khoản trừ tự động (điện, nước, internet, thuê nhà, streaming, trả góp) để tránh tiền “chảy” không kiểm soát
• Liên hệ ngân hàng và xin quy trình “khách hàng qua đời” chính thức: giấy tờ cần nộp, ai có thẩm quyền, thời gian xử lý, và xin mã yêu cầu
• Với ví điện tử/tài khoản số: tuyệt đối không cung cấp OTP/PIN và không bấm link “xác minh/nhận tiền” gửi qua Zalo/Facebook

• Nguyên tắc quan trọng: thường bạn không bắt buộc trả nợ bằng tiền cá nhân “chỉ vì” là vợ/chồng/con/người thân. Nợ thường được xử lý trong khối di sản theo quy định.
• Nợ ngân hàng có bảo hiểm khoản vay: nếu người mất có khoản vay kèm bảo hiểm khoản vay, hãy hỏi ngân hàng ngay. Bảo hiểm có thể thanh toán dư nợ (tùy hợp đồng), gia đình có thể không phải trả phần dư nợ đó.
• Nếu có người gọi đòi nợ: yêu cầu tài liệu chứng minh chủ nợ, hợp đồng/yêu cầu thanh toán, mã hồ sơ, và nói: “Tôi cần kiểm tra tình trạng di sản và thẩm quyền đại diện, sẽ liên hệ lại qua kênh chính thức.”
• Không “chuyển tiền cho xong” khi bạn chưa có bức tranh tổng thể về tài sản–nợ và chưa xác định ai là người có thẩm quyền làm việc chính thức.

• Không gửi CCCD/giấy tờ nhạy cảm cho người lạ qua Zalo/Facebook nếu không có kênh chính thức và biên nhận
• Không cung cấp OTP/PIN/mật khẩu — ngân hàng thật không yêu cầu theo cách này
• Không trả “phí làm nhanh/phí mở hồ sơ” bằng tiền mặt nếu không có chứng từ rõ ràng
• Ai nói “lo hết, không cần giấy tờ” hoặc né quy trình chính thức: dừng và kiểm tra
• Cẩn thận với hội nhóm Facebook/Zalo kiểu “Hỗ trợ làm giấy tờ tang lễ” yêu cầu chuyển khoản trước hoặc gửi CCCD qua Messenger. Ưu tiên làm việc trực tiếp tại UBND/cơ quan BHXH/ngân hàng.

• SIM/số điện thoại: đừng vội hủy trong tuần đầu nếu còn cần OTP
• Email: nếu đăng nhập được, giữ đăng nhập, ghi lại email/điện thoại khôi phục
• App ngân hàng/ví: đừng xóa app/đừng reset máy khi chưa có kế hoạch
• Sao lưu: chụp/scan giấy tờ quan trọng, lưu vào nơi an toàn (ít nhất 2 nơi)
• Nguyên tắc: tuần 1 = giữ & lập danh sách; tuần 2+ = quyết định (đóng/chuyển/giao lại theo thẩm quyền)

• Giữ chìa khóa/giấy tờ quan trọng một chỗ, hạn chế người ra vào để tránh thất lạc
• Rà soát hợp đồng thuê/tiền nhà/điện nước để tránh bị cắt dịch vụ
• Nếu nhà trống, sắp xếp người tin cậy trông coi định kỳ và lưu ảnh hiện trạng